협회 홈페이지 최소 구성 — 다섯 화면이면 된다

협회가 홈페이지를 새로 만들고 싶다고 할 때 첫 회의에서 나오는 목록은 대개 열두세 화면이다. 인사말, 연혁, 조직도, 임원 소개, 사업 소개, 공지, 자유게시판, 갤러리, 자료실, 회원 전용, 후원, 오시는 길. 1년 뒤 실제로 갱신되는 화면은 그중 둘셋이다. 그래서 사무국 한 사람이 한 달에 30분으로 유지할 수 있는 만큼만 만든다.

다섯 화면

인사말과 연혁은 소개 화면 안에 문단으로 넣는다. 화면을 따로 두면 회장이 바뀔 때마다 인사말 화면이 몇 년씩 전임 회장 사진으로 남는다.

만들지 않는 화면

• 자유게시판 — 협회 규모에서는 스팸만 쌓인다. 회원 소통은 이미 쓰고 있는 단톡방이나 밴드가 한다.
• 갤러리 — 사진마다 초상 동의 문제가 따르고, 1년이 지나면 마지막 행사 사진이 첫 화면에 남는다. 행사 소식은 공지 글에 사진 한 장으로 붙인다.
• 회원 전용 명부 열람 — 회원 간 공개 동의가 없으면 만들 수 없고, 있더라도 로그인·권한 관리가 사무국의 일이 된다.

명의와 계정

• 도메인·호스팅·관리자 계정은 협회 대표 메일로 만든다. 담당 회원이나 사무국장 개인 메일로 만든 곳이 2년 안에 셋 중 하나꼴로 계정을 잃었다.
• 도메인 갱신일을 사무국 달력과 회계 장부 두 곳에 적는다. 만료 알림 메일이 전임자에게 가는 경우가 가장 흔하다.

처리방침은 어디에

가입 신청을 홈페이지에서 받으면 개인정보 처리방침을 모든 화면 아래쪽에서 한 번에 갈 수 있게 둔다. 연락처 화면에만 두면 찾기 어렵다는 지적을 받는다.

갱신 점검

반기마다 한 번, 사무국이 다섯 화면을 열어 세 가지만 본다. 임원 명단이 지금과 같은가, 회비 금액이 올해 것인가, 연락처로 메일을 보내면 받는 사람이 있는가. 셋 중 하나라도 틀리면 그날 고친다.