총회의 법적 요건 — 민법 사단법인 조항과 전자 의결

협회가 총회를 온라인으로 하고 싶다고 할 때, 도구보다 먼저 볼 것은 정관과 민법이다. 아래는 사단법인을 기준으로 한 것이고, 조문·수치는 정관에 다른 규정이 있으면 정관이 우선한다. 최종 판단은 주무관청 안내나 법률 자문으로 확인한다.

사단법인 총회에 적용되는 민법 조항

임의단체(비법인 사단)는?

법인이 아닌 협회·동호회에도 판례는 사단법인 규정을 유추 적용한다(법인격을 전제로 한 조항 제외). 즉 정관·회칙이 있으면 그것이, 없으면 위 조항이 기준이 된다. "우리는 법인이 아니라 상관없다"는 틀리다.

전자 의결이 유효하려면

민법에는 "전자"라는 말이 없다. 실무는 제73조의 서면 결의권 행사를 전자문서로 하는 것으로 본다. 전자문서법상 전자문서의 효력이 인정되므로, 정관에 근거가 있으면 유효하다고 보는 것이 일반적이다.

• 정관에 "서면 또는 전자적 방법으로 결의권을 행사할 수 있다"가 있으면 → 전자투표 가능.
• "서면"만 있으면 → 해석에 다툼이 있다. 안전하게 하려면 정관을 먼저 고친다.
• 아무 규정이 없으면 → 정관 변경이 먼저다. 그 변경 총회는 종전 방식(대면·서면)으로 연다.

주무관청의 표준정관에 "서면 또는 전자적 방법" 문구가 들어간 곳이 많으니, 정관 개정 시 그 문구를 쓴다.

전자투표를 운영할 때 확정할 것

1. 투표권자 기준일 — "총회 소집일 현재 당해 연도 회비를 납부한 정회원"처럼 날짜와 자격을 명시. 소집 통지에 함께 적는다.
2. 본인 확인 — 회원번호 + 등록된 휴대전화/이메일 인증 정도. 정관이 요구하는 수준 확인.
3. 1인 1표, 수정 불가 — 제출 뒤 변경을 허용하면 집계 시비가 난다.
4. 무기명 여부 — 임원 선출은 무기명이 정관에 있는 경우가 많다. 안건 의결은 기명이어도 된다. 투표별로 정한다.
5. 투표 기간 — 시작·마감 시각을 통지에 명시. 마감 후 접수는 무효.
6. 대면 총회와의 관계 — 전자 의결만으로 총회를 갈음하는지, 대면 총회의 보조인지. 후자면 전자 투표자를 출석으로 세는 근거(제75조 2항)를 의사록에 적는다.
7. 기록 보관 — 투표권자 명부, 투표 로그, 집계 결과를 의사록과 함께 보관. 개인 선택 내용은 무기명이면 분리 보관하거나 파기.

임원 선출 총회 추가 항목

• 후보 등록·공고 기간(정관 또는 선거관리규정).
• 선거관리위원 지정 — 후보가 집계를 보면 안 된다.
• 동수일 때 처리 방법을 미리 정관·규정에서 확인.

흔한 실수

• 통지에 없던 안건을 현장에서 올린다 (제72조 위반).
• 위임장에 안건별 찬반이 없어 대리인이 임의로 표결.
• 회비 미납자의 의결권을 총회 당일 즉석에서 판단.
• 전자투표 결과를 의사록에 안 남기고 화면 캡처만 보관.